Pravila o privatnosti

Članak 1. – Uvod i identitet voditelja obrade

Ovim Pravilnikom o privatnosti (dalje: Pravilnik) udruga Torpedo Runners, sportsko rekreativna udruga, OIB: 00048507113, Marijana Vičića 6, 51000 Rijeka (dalje: Udruga) uređuje način prikupljanja, korištenja, pohrane i zaštite osobnih podataka posjetitelja mrežne stranice torpedo.run te članova i sudionika aktivnosti Udruge (dalje: ispitanici).

Udruga je voditelj obrade osobnih podataka u smislu čl. 4. t. 7. GDPR-a. Kontakt za sva pitanja u vezi s privatnošću i zaštitom osobnih podataka: info@torpedo.run.

Članak 2. – Koje osobne podatke prikupljamo

Udruga prikuplja podatke razmjerno svrsi i u skladu s načelom minimizacije (čl. 5. st. 1. t. c) GDPR):

• Identifikacijski podaci članova: ime i prezime, OIB, datum rođenja, datum pristupanja Udruzi, kategorija članstva ako je utvrđena Statutom te datum prestanka članstva – sukladno obvezi vođenja popisa članova iz Zakona o udrugama. Za osobe koje nisu članovi Udruga prikuplja samo identifikacijske podatke nužne za konkretnu svrhu.
• Kontakt podaci: adresa elektroničke pošte, broj telefona, poštanska adresa.
• Podaci za sigurnost sudionika: ime i kontakt osobe za hitne slučajeve, ako ih član ili sudionik dobrovoljno dostavi radi sigurnosti tijekom aktivnosti.
• Zdravstveni podaci: Udruga u pravilu ne prikuplja zdravstvene podatke. Iznimno, ako su nužni radi sigurnosti sudionika, organizacije sportskih aktivnosti, postupanja u hitnim slučajevima ili ako ih član/sudionik sam dostavi, obrađuju se u najužem potrebnom opsegu uz ograničen pristup. Kada se zdravstveni podaci prikupljaju unaprijed, obrađuju se na temelju izričite privole ispitanika. U hitnim slučajevima mogu se obraditi i kada je to nužno radi zaštite životnih interesa ispitanika ili druge osobe, ako ispitanik fizički ili pravno nije u mogućnosti dati privolu.
• Podaci o plaćanju: potvrde o izvršenoj uplati (bez pohrane podataka o platnoj kartici ili bankovnom računu člana).
• Podaci o aktivnostima: rezultati utrka, statistike treninga, sudjelovanje na natjecanjima.
• Tehnički podaci: IP adresa, vrsta preglednika, tehnički kolačići nužni za funkcioniranje stranice.
• Fotografije i videozapisi: uvjeti obrade detaljno su uređeni čl. 5. ovog Pravilnika.

Članak 3. – Popis članova

Udruga vodi popis članova u elektroničkom ili drugom prikladnom obliku, sukladno Zakonu o udrugama. Popis je dostupan članovima i nadležnim tijelima u opsegu i na način propisan zakonom. Podaci iz popisa članova koriste se isključivo za potrebe vođenja članstva, ostvarivanja članskih prava i obveza, komunikacije s članovima, ispunjenja zakonskih obveza Udruge i dokazivanja statusa člana.

Članak 4. – Pravne osnove i svrha obrade

Osobne podatke obrađujemo na temelju sljedećih pravnih osnova:

• Izvršenje ugovora / članskog odnosa (čl. 6. st. 1. t. b) GDPR): obrada potrebna za ispunjenje prava i obveza iz članstva i organizaciju aktivnosti Udruge.
• Zakonska obveza (čl. 6. st. 1. t. c) GDPR): vođenje popisa članova sukladno čl. 12. Zakona o udrugama; čuvanje računovodstvene dokumentacije sukladno poreznim propisima.
• Legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. f) GDPR): sigurnost i funkcioniranje mrežne stranice; osnovna komunikacija s članovima o članstvu, treninzima, utrkama, rasporedima, organizacijskim obavijestima, promjenama termina i aktivnostima Udruge, kada takva komunikacija nije promotivni newsletter.
• Privola (čl. 6. st. 1. t. a) GDPR): slanje promotivnih newslettera osobama koje nisu članovi ili kada ne postoji druga odgovarajuća pravna osnova; ciljane i promotivne fotografije pojedinca; obrada posebnih kategorija podataka, uključujući zdravstvene podatke, kada je za takvu obradu potrebna izričita privola ili druga odgovarajuća pravna osnova prema čl. 9. GDPR-a.

Članak 5. – Fotografije, videozapisi i maloljetnici

Udruga razlikuje sljedeće situacije:

• Grupne fotografije s treninga, utrka i javnih događaja: obrađuju se temeljem legitimnog interesa Udruge (dokumentiranje i promicanje sportskih aktivnosti), uz uvjet da su sudionici prethodno jasno obaviješteni o fotografiranju i da obrada nije nerazmjerna. Fotografije ne smiju ciljano izdvajati pojedinca bez odgovarajuće pravne osnove.
• Slučajni prolaznici: Udruga ne obrađuje ciljano fotografije slučajnih prolaznika koji nisu sudionici aktivnosti, osim ako za to postoji zasebna pravna osnova.
• Ciljane i promotivne fotografije pojedinca: objavljuju se isključivo uz izričitu privolu dotične osobe.
• Fotografije i videozapisi maloljetnika: obrađuju se s posebnom pažnjom. Kod ciljane ili promotivne objave obvezno se traži pisana suglasnost roditelja ili zakonskog zastupnika. Udruga neće objavljivati fotografije ili videozapise maloljetnika u kontekstu koji bi mogao narušiti njihovo dostojanstvo, sigurnost, privatnost ili interese.

Sudionik koji ne želi biti fotografiran ili ne želi da se njegova fotografija objavi može se prije, tijekom ili nakon događaja obratiti Udruzi na info@torpedo.run. Udruga će, kada je to razumno moguće i ne utječe nerazmjerno na dokumentiranje javnog događaja, poštovati takav zahtjev. Ako se obrada fotografije temelji na legitimnom interesu, ispitanik ima pravo uložiti prigovor na takvu obradu sukladno čl. 21. GDPR-a.

Članak 6. – Rok pohrane podataka

Osobne podatke članova čuvamo za vrijeme trajanja članstva. Nakon prestanka članstva podatke iz evidencije čuvamo najdulje 5 godina, osim ako je dulje čuvanje potrebno radi ispunjenja zakonske obveze, dokazivanja prava i obveza Udruge, rješavanja sporova, zaštite legitimnih interesa ili ostvarivanja i obrane pravnih zahtjeva u okviru primjenjivih zastarnih rokova. Računovodstvena i financijska dokumentacija čuva se u rokovima propisanim posebnim propisima, u pravilu najmanje 11 godina. Fotografije i videozapisi objavljeni temeljem privole čuvaju se do opoziva privole odnosno do prestanka svrhe objave. Ostali podaci brišu se ili anonimiziraju kada prestane svrha zbog koje suprikupljeni.

Članak 7. – Primatelji podataka

Udruga ne prodaje niti iznajmljuje osobne podatke trećim stranama. Podaci mogu biti dostavljeni:

• Nadležnim javnopravnim tijelima, poreznim tijelima i drugim tijelima kada za to postoji zakonska obveza.
• Nadležnim sportskim savezima, mjernim službama i trećim organizatorima pri prijavi članova ili sudionika na utrke, natjecanja ili događaje – isključivo u opsegu nužnom za prijavu i sudjelovanje.
• Vanjskim pružateljima tehničkih usluga (web-hosting, e-mail, alati za slanje obavijesti, platforme za evidenciju članstva, platforme za prijavu događaja) temeljem ugovora o obradi koji osigurava zaštitu sukladnu GDPR-u.

Članak 8. – Prijenos podataka izvan europskog gospodarskog prostora

Ako se osobni podaci obrađuju putem pružatelja usluga koji mogu uključivati prijenos podataka izvan europskog gospodarskog prostora (EGP), Udruga će osigurati da se takav prijenos provodi samo uz odgovarajuće zaštitne mjere sukladno GDPR-u, uključujući odluku Europske komisije o primjerenosti, standardne ugovorne klauzule ili drugi dopušteni mehanizam prijenosa.

Članak 9. – Kolačići (Cookies)

Za tehničke kolačiće koji su nužni za funkcioniranje stranice torpedo.run privola nije potrebna i postavljaju se automatski.

Za sve ostale kolačiće — analitičke (npr. Google Analytics), marketinške (npr. Meta pixel) ili one koje postavljaju ugrađeni sadržaji trećih strana (npr. YouTube videozapisi, Instagram embedovi, Facebook gumbi) — Udruga će prije njihova postavljanja zatražiti privolu putem jasne obavijesti o kolačićima (cookie bannera). Takvi kolačići neće se postavljati dok korisnik ne da izričitu privolu.

Korisnik može u svako doba povući privolu ili promijeniti postavke kolačića putem obavijesti na stranici ili u postavkama preglednika. Povlačenje privole ne utječe na kolačiće koji su već postavljeni prije povlačenja.

Članak 10. – Prava ispitanika

Sukladno GDPR-u imate sljedeća prava:

• Pravo na pristup (čl. 15.): potvrda o obradi i primjerak podataka.
• Pravo na ispravak (čl. 16.): ispravak netočnih ili dopuna nepotpunih podataka.
• Pravo na brisanje (čl. 17.): zahtjev za brisanje u zakonom propisanim slučajevima.
• Pravo na ograničenje obrade (čl. 18.): ograničenje obrade u određenim situacijama.
• Pravo na prenosivost (čl. 20.): primanje podataka u strukturiranom, strojno čitljivom formatu.
• Pravo na prigovor (čl. 21.): prigovor na obradu temeljenu na legitimnom interesu, uključujući obradu fotografija.
• Pravo na opoziv privole (čl. 7.): opoziv u svako doba, bez utjecaja na zakonitost prethodne obrade.

Zahtjeve ostvarujete pisanim putem na info@torpedo.run. Odgovorit ćemo u roku od 30 dana. Imate
pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb,azop@azop.hr.

Članak 11. – Sigurnost podataka

Udruga primjenjuje odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka sukladno čl. 32. GDPR-a. Pristup podacima imaju isključivo ovlaštene osobe kojima je to nužno za obavljanje zadataka.

Članak 12. – Izmjene Pravilnika

Bitne izmjene ovog Pravilnika objavit ćemo na mrežnoj stranici torpedo.run i/ili dostaviti članovima e-mailom u razumnom roku prije stupanja na snagu. Ako se za određenu obradu zahtijeva privola, Udruga će zatražiti novu privolu kada je to potrebno. Nastavak korištenja mrežne stranice ne može se smatrati privolom za obradu osobnih podataka – privola se uvijek daje izričitom i nedvosmislenom radnjom.